Распоряжение аппарата СД МО Нижегородский от 22.04.2014 № 01Р (продолжение)

6.7. Подготовка и оформление резолюций. Резолюция оформляется на бланке установленного образца. Бланк резолюции скрепляется с корреспонденцией. Резолюция может быть оформлена и на самой корреспонденции. В состав резолюции входят следующие элементы: — исполнитель (фамилия и инициалы муниципального служащего (муниципальных служащих), которому дается поручение; — содержание поручения (или нескольких поручений); — срок исполнения поручения (в случае наличия нескольких поручений указывается свой срок исполнения). Рядом с фамилией муниципального служащего, на которое возлагается контроль за ходом исполнения корреспонденции, делается пометка – «Контроль». При наличии в резолюции нескольких ответственных исполнителей каждый из них докладывает о выполнении поручения руководителю аппарата самостоятельно. Если срок исполнения в резолюции не указан, это означает, что исполнение предусмотрено в течение 30 календарных дней со дня регистрации корреспонденции. 6.8. Оформление исходящей корреспонденции. Исходящая корреспонденция (в том числе и инициативная) подписывается руководителем аппарата или лицом, исполняющим его обязанности. Исходящая корреспонденция оформляется на бланках писем в соответствии с требованиями, изложенными в настоящем Регламенте. Исходящая корреспонденция принимается к отправке: в случае направления в один адрес – в двух экземплярах, в случае направления нескольким адресатам – в таком количестве экземпляров, которое соответствует количеству адресатов, плюс один. Экземпляр исходящей корреспонденции (копия), остающийся в деле муниципалитета должен быть завизирован исполнителем. Исходящая корреспонденция передается для отправки полностью оформленной. 6.9. Формирование дел, их хранение, организация справочной работы. Формирование дел, их хранение, справочная работа по корреспонденции, централизованно зарегистрированной в муниципалитете (как входящей, так и исходящей) осуществляется организационно-распорядительной службой. Муниципальные служащие отвечают за: — сохранность поступающей к ним корреспонденции и информации о ней в базе данных: — соблюдение сроков хранения (в соответствии с утвержденной номенклатурой дел); — своевременную подготовку и передачу дел в архив муниципалитета (в соответствии с утвержденной номенклатурой дел). Законченные делопроизводством дела в течение двух лет, остаются в структурных подразделениях аппарата для использования в работе, а затем в соответствии с номенклатурой дела сдаются в архив аппарата. Оформление дел для передачи в архив производится актом передачи дел. Дела за истекший год должны быть оформлены и закрыты исполнителем до 1 февраля текущего года. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного хранения (свыше 10 лет). На дела временного хранения (до 10 лет) описи не составляются. 7. Работа с правовыми актами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения 7.1. Работа с правовыми актами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, определяется нормативными правовыми актами Российской Федерации и настоящим Регламентом. Отнесение правового акта к категории документов, содержащих информацию ограниченного распространения, производится только по основаниям, предусмотренным федеральными законами. Основанием для отнесения правового акта к категории документов, содержащих информацию ограниченного распространения, является: — защита персональных данных граждан (физических лиц); — защита персональных данных муниципальных служащих; — защита иных видов конфиденциальных сведений в случаях, если такая обязанность предусмотрена федеральными законами. Перечень вопросов, которые не могут содержаться в правовом акте, отнесенном к категории ограниченного распространения: — права, свободы и обязанности человека и гражданина; — полномочия и деятельность аппарата; — использование бюджетных средств; — иные вопросы, недопустимость ограничения доступа к которым установлена федеральными законами. Решение об отнесении правового акта к категории документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, принимается исполнителем, как правило, на стадии создания проекта правового акта при включении в него сведений конфиденциального характера и оформляется пометкой в правом верхнем углу путем проставления штампа «Для служебного пользования». Решение об отнесении правового акта к категории документов, подлежащих ограничению распространения (доступа), принимается руководителем аппарата на стадии создания проекта правового акта при включении в него сведений ограниченного характера. Сведения, содержащиеся в правовых актах по кадровым вопросам, подлежащих ограничению доступа: — о назначении, переводе на должность и освобождении от должности муниципальных служащих; — о применении и снятии дисциплинарных взысканий, о проведении служебной проверки в отношении муниципальных служащих; — об утверждении штатного расписания, о внесении изменений в штатное расписание с информацией о численности, должностных окладах и фонде оплаты труда муниципальных служащих; — о присвоении классных чинов муниципальным служащим; — о предоставлении отпусков муниципальным служащим, за исключением руководителя аппарата, (в том числе по уходу за ребенком и выходу из отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет, без сохранения денежного содержания, учебного отпуска); утверждении графика отпусков. — об изменении фамилии, имени, отчества муниципальных служащих, за исключением руководителя аппарата. 7.2. Руководитель аппарата, принявший решение об отнесении служебной информации, зафиксированной в муниципальном правовом акте, к категории ограниченного распространения, несет персональную ответственность за обоснованность принятого решения. 7.3. Документированная информация с пометкой «Для служебного пользования» без санкции руководителя аппарата не подлежит разглашению (распространению). 7.4. Снятие пометки «Для служебного пользования» производится в связи с утратой конфиденциальности информации. Пометка погашается подписью руководителя аппарата. 8. Исполнение и контроль исполнения правовых актов, служебных документов, протоколов совещаний, а также резолюций 8.1.В аппарате подлежат исполнению все поручения, зафиксированные в правовых актах, служебных документах, протоколах совещаний, а также резолюциях. Исполнение предполагает разработку мер, направленных на исполнение поручений. Ответственность за качественное и своевременное исполнение поручений возлагается на работников аппарата в соответствии с поручением, указанным в резолюции. 8.2. Срок исполнения документа определяется календарной датой или истечением периода времени, который исчисляется месяцем или другим периодом. Срок исполнения поручения, содержащегося в правовом акте, указывается в тексте муниципального правового акта. Срок выполнения правового акта в целом определяется по сроку исполнения поручения, являющегося последним в числе мероприятий, и поручений, предусмотренных правовым актом. В тех случаях, когда в правовом акте не определены сроки исполнения поручений, то срок исполнения правового акта в целом — один год со дня подписания муниципального правового акта или вступления его в силу. Годовые и месячные периоды времени исчисляются календарными днями; срок исполнения, установленный в днях, исчисляется рабочими днями. Срок исполнения, установленный календарной датой, истекает в день, установленный в резолюции. Срок исполнения, исчисляемый месяцем, истекает через 30 календарных дней, не считая нерабочих праздничных дней, за исключением сроков исполнения, установленных законодательством. В случае установления законодательством срока рассмотрения «в течение месяца», «в месячный срок» срок исполнения истекает в соответствующее число следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то срок исполнения истекает в последний день этого месяца. Срок исполнения, исчисляемый неделей, истекает через 5 дней, не считая нерабочих праздничных и выходных дней. Срок исполнения, исчисляемый днями, истекает в последний день исполнения поручения, не считая нерабочих праздничных и выходных дней. Если последний день срока приходится на нерабочий день, днем окончания срока считается следующий за ним рабочий день. В случае если правовой акт не выполнен в целом в установленный срок, то должностное лицо, на которое возложен контроль его исполнения, направляет руководителю аппарата или лицу, исполняющему его обязанности, записку с указанием причин невыполнения муниципального правового акта, мер, принятых по их устранению, и предложением о новом сроке его выполнения. Решение о продлении срока исполнения правового акта принимается руководителем аппарат или лицом, исполняющим его обязанности. Изменение срока выполнения правового акта производится путем принятия (издания) правового акта. Правовой акт снимается с контроля на основании справки (отчета), содержащей информацию о выполнении всех поручений правового акта, за подписью должностного лица, на которое возложен контроль исполнения правового акта в целом. 8.3. Снятие с контроля правового акта осуществляется по указанию руководителя аппарата. Основанием для снятия правового акта с контроля является: — его выполнение; — принятие (введение в действие) нового правового акта, отменяющего действие прежнего (в связи с изменением объективных условий, принятием правовых актов и т.д.). Срок исполнения протокольного поручения определяется в протоколе и исчисляется с даты проведения совещания. Решение о продлении срока исполнения протокола на основе предложения, ответственного за контроль протокола в целом, принимается руководителем аппарата или лицом, исполняющим его обязанности. Решение о снятии протокола совещания с контроля в связи с его выполнением, проведением повторного совещания, принятием муниципального правового акта (исчерпывающего поручения, содержащегося в протоколе) по предложению ответственного за контроль исполнения протокола в целом, принимается руководителем аппарата или лицом, его исполняющим его обязанности. Решение о снятии с контроля отдельного поручения, указанного в протоколе, и продлении срока его исполнения принимается руководителем аппарата или лицом, исполняющим его обязанности, по предложению ответственного за контроль исполнения протокола в целом. 8.4. Исполнение поручений, зафиксированных в резолюциях и снабженных специальными пометками, осуществляется в следующем порядке: — поручения с пометкой «незамедлительно» исполняются в течение одного дня со дня подписания и регистрации резолюции; — поручения с пометкой «весьма срочно» исполняются не позднее двух дней со дня подписания и регистрации резолюции; — поручения с пометкой «срочно» исполняются не позднее трех дней со дня подписания и регистрации резолюции; — поручения с пометкой «оперативно» исполняются не позднее десяти дней со дня подписания и регистрации резолюции. Пометки срочности имеют право проставлять руководитель аппарата или лицо, исполняющее его обязанности. Документы с пометками срочности незамедлительно доводятся исполнителям руководителем аппарата. Если в установленный срок исполнение документа невозможно, то ответственным исполнителем не позднее, чем за два дня до истечения срока исполнения, готовится справка на имя руководителя аппарата или лица, исполняющего его обязанности, с обоснованием необходимости продления срока. Решение о снятии с контроля поручений (продлении срока исполнения поручения) производится руководителем аппарата или лицом, исполняющим его обязанности. Основанием для снятия с контроля может служить: — справка исполнителя о результатах выполнения поручения; — копия подписанного и зарегистрированного ответа корреспонденту, направленная с сопроводительным документом. 8.5. Порядок исполнения правовых актов, служебных документов, протоколов совещаний, а также резолюций. Исполнение осуществляется в соответствии с поручениями, содержащимися в указанных документах. Соисполнители документа не позднее, чем за два дня до истечения срока исполнения обязаны представить ответственному исполнителю справки для обобщения и составления общего отчета (справки), либо сообщают свое мнение по исполняемому вопросу в другой форме, устраивающей ответственного исполнителя. Если информация, содержащаяся в представленной исполнителем справке, не соответствует установленным требованиям, справка может быть возвращена исполнителю для доработки. Ответственному исполнителю дается право созыва соисполнителей. Соисполнители в равной степени несут ответственность за качественную и своевременную подготовку вопроса. Ответственный исполнитель обобщает полученную информацию и представляет руководителю аппарата справку, информацию по исполнению резолюции с указанием мнения соисполнителей либо прилагает копии справок (информаций) соисполнителей. 8.6. Контроль исполнения правовых актов, служебных документов, протоколов совещаний, резолюций. Контроль исполнения документов включает в себя контроль качества (полнота и точность) и своевременность исполнения (сроки исполнения) документов. В компетенцию лица, ответственного за контроль исполнения документа или являющегося ответственным исполнителем документа, входит: — организация выполнения поручений, зафиксированных в документе; — координация деятельности исполнителей и соисполнителей; — корректировка срока исполнения документа в рамках конечного срока исполнения документа в целом; — принятие мер для безусловного выполнения содержащихся в документе поручений; — подготовка и представление руководителю аппарата, подписавшему документ или давшему поручение, отчета (справки о выполнении документа в целом). В случае если поручение не выполнено, лицо, на которое возложен контроль исполнения документа в целом, устанавливает конечный срок выполнения данного им поручения в рамках срока по последнему пункту документа, о чем информирует руководителя аппарата. Контроль исполнения правовых актов должен быть возложен, как правило, на одно лицо. Контроль исполнения поручений, зафиксированных в протоколах, может быть поручен нескольким лицам в соответствии с распределением обязанностей. Контроль исполнения поручений, зафиксированных в резолюциях, может быть поручен одному или нескольким лицам в соответствии с распределением обязанностей. В том случае, если контроль возложен (по резолюциям — исполнение поручено) на нескольких лиц, то обобщает материал (готовит итоговую справку) в целом по исполнению муниципального правового акта, то лицо, которое в правовом акте, резолюции значится первым, если нет других указаний. Контроль исполнения поручений руководителя аппарата или лицо, исполняющее его обязанности, вправе оставить за собой. 8.7. Порядок осуществления контроля. Контроль исполнения правовых актов и поручений (резолюций) осуществляется в ручном режиме с использованием журналов. Централизованному контролю по срокам и качеству исполнения подлежат все документы, поставленные на контроль. Документы, подлежащие контролю, направляются в организационно-распорядительную службу аппарата в день их регистрации или подписания резолюции. Контроль осуществляется как оперативными методами (использование средств связи, организация проверок и совещаний и т.д.), так и традиционными (получение информации от исполнителя в виде ответов, справок, отчетов и т.д.). Муниципальный служащий организационно-распорядительной службы аппарата (при необходимости) напоминает исполнителям о сроках исполнения поручений, которые истекают, запрашивает информацию о ходе исполнения документа или поручения до истечения конечного срока в порядке упреждающего контроля. 9. Информационное обеспечение деятельности Информационное обеспечение деятельности аппарата направлено на обеспечение руководителя аппарата, структурных подразделений документами и информацией, необходимыми для решения возложенных на них задач, а также для освещения и разъяснения деятельности аппарата жителям муниципального округа Нижегородский. В аппарате задачу информационного обеспечения выполняет юридическая служба. Формы и средства предоставления и распространения информации: — адресная рассылка заверенных копий правовых актов, нормативных и иных правовых актов Совета депутатов; — предоставление копий документов и выписок из них по запросу; — размещение информации на официальном сайте муниципального округа в сети Интернет; — опубликование информации в официальном печатном средстве массовой информации муниципального округа Нижегородский. 10. Информатизация деятельности муниципалитета Целью информатизации деятельности аппарата является создание условий для удовлетворения информационных потребностей муниципальных служащих, повышения оперативности и доступности информации. Одной из основных задач информатизации является создание единой локальной сети, среды электронного документооборота и делопроизводства аппарата. 11. Договоры и соглашения 11.1. Порядок подготовки, оформления, подписания, утверждения, выполнения и прекращения действия договоров, соглашений, контрактов, и т.д. (далее – договоров), заключаемых руководителем аппарата или лицом, исполняющим его обязанности, иным лицом на основании доверенности руководителя аппарата с субъектом (при многостороннем договоре с субъектами) договорных отношений, определяется законодательством Российской Федерации и настоящим разделом. Полномочия на ведение переговоров по заключению договоров, заключение (подписание) договоров оформляются распоряжением аппарата. Данные полномочия подтверждаются доверенностью, оформленной и заверенной в порядке, установленном настоящим Регламентом. 11.2. Проект договора разрабатывается муниципальным служащим в соответствии с данным ему поручением (далее – исполнитель) руководителя аппарата. Возможно принятие исполнителем за основу или в целом (при отсутствии замечаний и предложений) текста договора, предложенного субъектом (субъектами) договорных отношений с аппаратом. 11.3. Договоры должны соответствовать нормам, установленным законодательством Российской Федерации, законодательством города Москвы. Подписываемые договоры должны содержать: — наименование; — преамбулу (вводную часть), в которой могут указываться основные цели; — дату, номер договора, место подписания, наименование сторон; — предмет правового регулирования; — раскрытие используемых терминов и понятий; — права и обязанности сторон; — ответственность сторон; — способы и порядок обеспечения обязательств сторон; — основания прекращения и приостановления их действия; — порядок разрешения споров; — срок и условия вступления в силу, срок действия; — сведения о регистрации и месте хранения документа (при необходимости); — реквизиты сторон, наименование должности, фамилии, имени, отчества лиц, подписывающих договор; — место для подписи лиц сторон, место для простановки печати сторон. Договоры оформляются, как правило, в количестве экземпляров по числу сторон договора. После подписания каждый экземпляр договора имеет одинаковую юридическую силу, о чем в текст договора включается соответствующее положение. Все исправления и дополнения в тексте подписываются сторонами и заверяются печатями сторон. Подписи сторон под двухсторонним договором располагаются друг против друга, при многостороннем – одна под другой. Подпись представителя аппарата на обоих экземплярах договора удостоверяется гербовой печатью. При оформлении договора стороны не должны включать положения, которые содержатся в Конституции Российской Федерации, федеральных законах, законах города Москвы (для договоров с субъектами, расположенными и зарегистрированными в городе Москве), и вследствие этого являются обязательными к исполнению. Приложения к договорам и соглашениям составляют их неотъемлемую часть и обладают одинаковой юридической силой с основным текстом документа. Порядок ведения договоров предусматривает: правовую экспертизу, подписание, регистрация, контроль выполнения договора, оформление актов выполненных работ по договорам. 11.4. Правовая экспертиза проводится в следующем порядке: — проект договора, предварительно согласованный исполнителем со сторонами по договору, с должностными лицами (структурными подразделениями) по принадлежности предмета договора, представляется юридическую службу юрисконсульту. Вместе с проектом договора представляются все приложения, указанные в тексте договора, а также документы, на которые в проекте делается соответствующая ссылка (за исключением федеральных законов, законов города Москвы, иных нормативных правовых актов Российской Федерации и города Москвы, опубликованных в установленном порядке); — в срок, не более трех рабочих дней, юрисконсульт разрабатывает заключение на проект договора, подписывает его и направляет исполнителю. При отрицательном заключении проект договора направляется исполнителю на доработку. После доработки проект договора печатается в чистовом виде в необходимом количестве экземпляров и, при отсутствии замечаний, согласовывается с юрисконсультом. Вся необходимая информация, касающаяся экспертизы и визирования договоров, должна представляться по запросу юрисконсульта в обязательном порядке. 11.5. Исполнитель, подготовивший проект договора, обеспечивает его подписание руководителем аппарата, выступающего стороной (сторонами) договора с субъектом (субъектами). Договор, подписанный субъектом (субъектами) договорных отношений, исполнитель с прилагаемым комплектом сопроводительных документов сдает в юридическую службу, где они и хранятся. Подписанный договор заверяется гербовой печатью. Второй экземпляр договора (второй и последующие экземпляры при многостороннем договоре) исполнитель передает уполномоченному представителю стороны (каждому из представителей сторон) по данному договору. 11.6. Выполнение договоров. Контроль исполнения договоров осуществляют соответствующие исполнители — муниципальные служащие структурных подразделений аппарата в рамках своей компетенции. Выполнение договора оформляется соответствующим актом сдачи-приемки (далее – акт). В сроки, установленные договором, исполнитель, осуществляющий контроль выполнения договора, запрашивает у субъекта (субъектов) договорных отношений акт, который представляет руководителю аппарата на подпись Один экземпляр акта, подписанного руководителем аппарата или лицом, исполняющим его обязанности, передается в юридическую службу для дальнейшего формирования в самостоятельное дело. Второй экземпляр подписанного акта возвращается другой стороне договора. В случае выявления нарушений условий договора (несоблюдение сроков, невыполнение обязательств, иное существенное нарушение договора, которое не может быть устранено в сроки действия договора), исполнителем, осуществляющим контроль выполнения договора, разрабатывается проект претензии и с полным комплектом сопроводительных документов передается в юридическую службу для дальнейшей претензионной работы по договору. 12. Финансовое обеспечение деятельности аппарата Деятельность аппарата финансируется за счет средств местного бюджета. 13. Комиссии и рабочие группы аппарата В целях решения вопросов, отнесенных к полномочиям аппарата, в аппарате могут формироваться комиссии (постоянные, временные) и рабочие группы аппарата (далее – рабочая группа). Рабочая группа являются рабочими органами аппарата. Распоряжением аппарата образуются и упраздняются рабочие группы, определяется время и место их работы. 14. Порядок приема граждан, представителей организаций и учреждений Прием граждан, представителей организаций и учреждений (далее — посетители) осуществляется главой муниципального округа, депутатами, руководителем аппарата и должностными лицами аппарата в пределах своей компетенции. Работа с обращениями граждан осуществляется работниками организационно-распорядительной службы в соответствии с Законом города Москвы «Об обращениях граждан» в порядке, установленном настоящим Регламентом. Каждое письменное обращение граждан, представителей организаций и учреждений в Совет депутатов, аппарат регистрируется. Прием главой муниципального округа, депутатами Совета депутатов осуществляется в приёмные дни по предварительной записи. Предварительная запись производится работником организационно-распорядительной службы аппарата, который регулярно информирует руководителя аппарата о состоянии и характере обращений посетителей, а также о состоянии исполнительской дисциплины по работе с обращениями граждан. Контроль выполнения поручений, данных главой муниципального округа, руководителем аппарата, работникам аппарата, во время приема посетителей осуществляется муниципальным служащим организационно-распорядительной службы. Поручение, данное в ходе приема, должно исполняться в 30-дневный срок со дня подписания (регистрации) поручения, если поручением не установлен иной срок исполнения. Продление сроков исполнения поручений возможно только должностным лицом, установившим срок его исполнения, либо лицом его замещающим. Справки-отчеты исполнителей поручений анализируются работником организационно-распорядительной службы и докладываются должностному лицу, направившему документ на исполнение. В случае если поступившая от исполнителя информация не отвечает предъявленным требованиям, работник организационно-распорядительной службы, повторно направляет документ для исполнения по существу, при этом главе муниципального округа, руководителю аппарата представляется служебная (докладная) записка. 15. Взаимодействие работников аппарата с комиссиями и депутатами Совета депутатов Работники аппарата взаимодействуют с комиссиями, депутатами Совета депутатов, исходя из своих полномочий и интересов жителей муниципального округа, единства целей и задач в решении проблем муниципального округа. Работники аппарата оказывают организационно-техническую и консультативную помощь в осуществлении полномочий комиссиями и депутатами Совета депутатов и обязаны предоставлять по запросу комиссии, депутата необходимую информацию, имеющуюся в распоряжении аппарата не позднее трех дней с момента запроса. 16. Организационно-техническое обеспечение заседаний Совета депутатов Аппарат осуществляет организационно-техническое обеспечение заседаний Совета депутатов в соответствии с Регламентом Совета депутатов, в том числе: — обеспечивает депутатов проектами решений по вопросам повестки дня и другой необходимой информацией; — оказывает помощь депутатам в вопросах подготовки к заседаниям проектов повестки дня, проектов решений; — не позднее, чем за три дня оповещает лиц, чье присутствие планируется при обсуждении вопроса, о дне, времени и месте проведения заседания Совета депутатов; — ведет работу по оформлению и выпуску решений Совета депутатов. 17. Внесение изменений и дополнений в Регламент аппарата Изменения и дополнения в настоящий Регламент могут быть внесены по инициативе руководителя аппарата, которые вводятся в действие его распоряжением.